Software per raccogliere documenti dai clienti: 7 caratteristiche da valutare

Raccogliere documenti dai clienti sembra un'attività semplice.

In realtà, per molti studi professionali è una delle attività operative che richiede più tempo di quanto dovrebbe.

Bisogna chiedere i documenti.

Aspettare che arrivino.

Controllare cosa è stato ricevuto.

Capire cosa manca.

Sollecitare il cliente.

Controllare nuovamente.

Archiviare i documenti.

E ricominciare con il cliente successivo.

Quando i clienti sono pochi, questo processo può essere gestito anche manualmente.

Quando invece le richieste diventano numerose, può essere utile utilizzare un software per raccogliere documenti dai clienti.

Ma scegliere uno strumento non significa semplicemente cercare una piattaforma che permetta di caricare file.

Il caricamento è solo una parte del problema.

La domanda più importante è:

Il software mi aiuta realmente a gestire l'intero processo di raccolta?

In questa guida vediamo le 7 caratteristiche principali da valutare prima di scegliere un software per la raccolta dei documenti dei clienti.

1. Deve permettere di creare richieste strutturate

La prima caratteristica da valutare è la possibilità di creare una vera richiesta documentale.

Non dovrebbe essere semplicemente:

"Carica qui i tuoi documenti."

Una richiesta efficace dovrebbe permettere di definire:

• cosa deve essere inviato
• quanti documenti sono necessari
• eventuali istruzioni
• una scadenza
• il cliente a cui è destinata la richiesta

Per esempio:

Documentazione per la dichiarazione

• Documento di identità
• Codice fiscale
• Certificazione Unica
• Documentazione relativa alle spese
• Altra documentazione necessaria

In questo modo il cliente non deve indovinare cosa deve inviare.

Perché una checklist è importante

Una lista strutturata permette di distinguere tra:

documenti richiesti

e

documenti ricevuti.

Questa distinzione sembra banale.

Ma diventa fondamentale quando la documentazione arriva in momenti diversi.

Immagina di chiedere 10 documenti.

Il cliente ne invia 7.

Con una semplice casella email devi ricostruire manualmente quali siano i tre mancanti.

Con una checklist strutturata, il sistema può mostrarti immediatamente:

7/10 documenti ricevuti

3 documenti mancanti

Questo è uno dei primi elementi da cercare in un software per la raccolta documenti.

2. Deve essere semplice per il cliente

Un software può essere perfetto dal punto di vista del professionista e fallire completamente se il cliente non riesce a utilizzarlo facilmente.

Ricorda una cosa:

il cliente non sta cercando un nuovo software.

Sta semplicemente cercando di fare quello che gli hai chiesto.

Per questo l'esperienza deve essere semplice.

Il cliente dovrebbe capire rapidamente:

• perché ha ricevuto la richiesta
• cosa deve inviare
• quali documenti ha già caricato
• quali documenti mancano
• come completare la richiesta

Più il processo è intuitivo, meno domande riceverà lo studio.

Il problema dei software troppo complessi

Alcune piattaforme offrono moltissime funzioni.

Questo può essere un vantaggio.

Ma può anche creare complessità.

Se per caricare un documento il cliente deve attraversare cinque schermate, creare configurazioni e imparare un'interfaccia complessa, il rischio è che il processo diventi più difficile del metodo precedente.

Quando valuti un software, prova a ragionare come il cliente.

Non chiederti soltanto:

"Cosa posso fare con questo strumento?"

Chiediti:

"Quanto è facile per il mio cliente completare una richiesta?"

3. Deve permettere di sapere cosa manca

Questa è probabilmente una delle funzioni più importanti.

Un software per raccogliere documenti dovrebbe permettere di rispondere rapidamente a:

Cosa manca a questo cliente?

E possibilmente anche a:

Quali clienti hanno richieste incomplete?

Questa seconda domanda è ancora più importante quando il numero di clienti cresce.

Immagina di avere 200 richieste aperte.

Controllarle una per una non è un buon sistema.

Una dashboard dovrebbe permettere di individuare rapidamente le richieste che necessitano di attenzione.

Stati delle richieste

Una struttura semplice potrebbe prevedere stati come:

Inviata

In corso

Completa

Scaduta

Questi stati permettono di avere una visione immediata della situazione.

Il professionista non deve necessariamente aprire ogni richiesta.

Può concentrarsi su quelle che richiedono un intervento.

4. Deve gestire le scadenze

Molte richieste documentali hanno una scadenza.

Può trattarsi di:

• una data fiscale
• una scadenza amministrativa
• una data prevista per una pratica
• una consegna interna
• un termine concordato con il cliente

Il software dovrebbe permettere di associare una scadenza alla richiesta quando necessario.

Questo consente di distinguere:

richiesta incompleta

da

richiesta incompleta e urgente.

La differenza è importante.

Scadenze e priorità

Supponiamo di avere:

Cliente A

5 documenti su 6 ricevuti.

Scadenza tra 20 giorni.

Cliente B

5 documenti su 6 ricevuti.

Scadenza domani.

Entrambe le richieste sono incomplete.

Ma il secondo caso richiede evidentemente maggiore attenzione.

Un buon sistema dovrebbe aiutarti a individuare queste situazioni.

5. Deve ridurre i solleciti manuali

Questo è uno dei motivi principali per cui uno studio può decidere di adottare un software.

Se il professionista deve continuare a ricordare manualmente a ogni cliente di inviare i documenti, una parte importante del problema rimane.

Per questo è utile valutare la presenza di:

• reminder automatici
• notifiche
• solleciti programmabili
• messaggi legati allo stato della richiesta

L'obiettivo non è mandare più messaggi.

È evitare di doverli gestire manualmente uno per uno.

Un reminder dovrebbe essere intelligente

Un buon sistema non dovrebbe limitarsi a inviare un messaggio dopo un certo numero di giorni.

Dovrebbe considerare lo stato della richiesta.

Per esempio:

Se la richiesta è ancora incompleta, invia un reminder.

Se invece il cliente ha completato tutto:

Non inviare nulla.

Questa logica è semplice.

Ma evita comunicazioni inutili.

Un esempio di automazione

Immaginiamo una richiesta con scadenza il 30 settembre.

1 settembre

La richiesta viene inviata.

10 settembre

Il cliente non ha ancora completato la richiesta.

Parte un reminder.

20 settembre

La richiesta è ancora incompleta.

Può essere inviato un secondo reminder.

25 settembre

Manca ancora un documento.

La richiesta viene evidenziata come prossima alla scadenza.

30 settembre

La richiesta scade.

Il professionista vede che deve intervenire.

Il valore dell'automazione non sta nel mandare email.

Sta nel ridurre il numero di controlli che il professionista deve fare personalmente.

6. Deve integrarsi con il sistema di archiviazione

Questo punto viene spesso sottovalutato.

Raccogliere un documento è una cosa.

Archiviare quel documento è un'altra.

Il software dovrebbe quindi chiarire cosa succede al file dopo il caricamento.

Dove viene salvato?

Come viene organizzato?

È possibile trasferirlo nel sistema già utilizzato dallo studio?

Queste domande sono fondamentali.

Non costringerti a cambiare tutto

Se uno studio utilizza già un sistema di archiviazione, non è detto che debba sostituirlo.

Potrebbe essere più conveniente introdurre uno strumento specifico per la raccolta che si integri con il workflow esistente.

Per esempio:

Cliente

↓

Richiesta documentale

↓

Caricamento

↓

Google Drive

In questo scenario il nuovo software gestisce la raccolta.

Google Drive continua a gestire l'archiviazione.

Il caso di Google Drive

Molti professionisti utilizzano già Google Drive per organizzare i documenti.

Se questo è il tuo caso, prima di scegliere un software verifica se puoi continuare a utilizzarlo.

Nella fase attuale, Remoneo invia i documenti caricati dai clienti direttamente nel Google Drive del professionista.

In futuro saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

Questo approccio permette di introdurre un nuovo strumento senza necessariamente modificare completamente il sistema di archiviazione già utilizzato.

7. Deve fornire una visione complessiva

L'ultima caratteristica, ma non meno importante, è la possibilità di avere una visione generale.

Non basta poter aprire una richiesta.

Devi poter vedere rapidamente l'insieme.

Per esempio:

Richieste totali: 120

Complete: 82

In corso: 25

In scadenza: 8

Scadute: 5

Una dashboard di questo tipo può trasformare la gestione.

Il professionista può concentrarsi sulle eccezioni invece di controllare manualmente ogni richiesta.

Software per raccolta documenti: cosa confrontare

Quando valuti più strumenti, può essere utile utilizzare una tabella.

| Funzione | Da verificare | |---|---| | Richieste strutturate | Sì | | Checklist documenti | Sì | | Stato della richiesta | Sì | | Documenti mancanti | Sì | | Scadenze | Preferibile | | Reminder automatici | Preferibile | | Dashboard | Preferibile | | Storico | Preferibile | | Integrazione con archiviazione | Molto importante | | Facilità per il cliente | Fondamentale |

Non tutte le funzioni hanno però lo stesso peso.

La facilità per il cliente viene prima delle funzioni

Un errore comune nella scelta del software è confrontare soltanto il numero di funzioni.

Un prodotto può avere 50 funzioni.

Un altro può averne 15.

Ma se quelle 15 risolvono esattamente il problema dello studio e sono semplici da utilizzare, il secondo può essere la scelta migliore.

Per la raccolta documentale, la domanda fondamentale è:

Quanto lavoro elimina?

Non:

Quante funzioni offre?

Quanto costa un software per la raccolta documenti?

Il prezzo non dovrebbe essere valutato isolatamente.

Bisogna confrontarlo con il tempo che il processo attuale richiede.

Supponiamo che uno studio impieghi 10 minuti per gestire mediamente ogni richiesta documentale.

Con 100 richieste:

10 × 100 = 1.000 minuti

Sono oltre 16 ore di lavoro.

E questo senza considerare eventuali solleciti.

Se il software riduce significativamente il tempo necessario, il costo va confrontato con il valore del tempo risparmiato.

Attenzione al costo nascosto

Il prezzo dell'abbonamento non è l'unico costo.

Considera anche:

• tempo di configurazione
• formazione
• tempo necessario per insegnare il sistema ai clienti
• eventuale importazione dei dati
• integrazioni
• attività manuali rimaste

Un software economico che richiede molto lavoro può essere più costoso di uno leggermente più caro ma realmente automatizzato.

Software generico o software specializzato?

Questa è una delle decisioni più importanti.

Un software generico può permettere di fare molte cose.

Un software specializzato è progettato per risolvere un problema specifico.

Per esempio:

Software generico

→ gestione documenti

Software specializzato

→ raccolta documenti dai clienti

La seconda categoria può offrire funzioni più adatte al workflow specifico.

Quando scegliere una soluzione specializzata

Può avere senso quando il tuo problema è molto preciso.

Per esempio:

"Passo troppo tempo a raccogliere documenti dai clienti."

In questo caso non hai necessariamente bisogno di un nuovo CRM.

Hai bisogno di migliorare il processo di raccolta.

Software per raccolta documenti e CRM non sono la stessa cosa

Un CRM serve principalmente a gestire le relazioni e le informazioni relative ai clienti.

Un sistema di raccolta documentale gestisce invece il processo necessario per ottenere determinati documenti.

Le due categorie possono integrarsi.

Ma non sono necessariamente sostitutive.

Uno studio può quindi avere:

CRM

+

gestionale

+

sistema di archiviazione

+

strumento di raccolta documenti

Non è necessariamente un problema.

L'importante è che ogni strumento abbia una funzione chiara e che il workflow complessivo non diventi più complicato.

Il rischio di acquistare un software troppo grande

Un errore frequente è pensare:

"Se devo scegliere un software, tanto vale prendere quello che fa tutto."

Non sempre.

Un software molto completo può comportare:

• maggiore complessità
• costi superiori
• maggiore tempo di configurazione
• formazione più lunga
• più funzioni inutilizzate

Se il tuo problema è specifico, valuta prima soluzioni specifiche.

Il software dovrebbe adattarsi al tuo processo

Prima di scegliere uno strumento, descrivi il processo attuale.

Per esempio:

1. Identifico i documenti necessari

↓

2. Scrivo al cliente

↓

3. Il cliente risponde

↓

4. Ricevo i documenti

↓

5. Controllo cosa manca

↓

6. Invio un sollecito

↓

7. Ricevo altri documenti

↓

8. Completo la pratica

Poi chiediti:

Quali di questi passaggi può eliminare o automatizzare il software?

Questa domanda è molto più utile rispetto a leggere semplicemente l'elenco delle funzioni.

Un buon software dovrebbe eliminare controlli

Il vero valore dell'automazione non è soltanto velocizzare un'operazione.

È evitare che qualcuno debba ricordarsi di farla.

Per esempio:

Processo manuale

"Devo ricordarmi di controllare chi non ha ancora inviato i documenti."

Processo strutturato

"Il sistema mi mostra le richieste incomplete."

Questa differenza è enorme quando il volume aumenta.

Il test dei 5 minuti

Prima di acquistare un software, prova a simulare una richiesta.

Chiediti:

Quanto tempo serve per crearla?

Quanto tempo serve al cliente per completarla?

Quanto tempo serve per controllare lo stato?

Quanto tempo serve per individuare i documenti mancanti?

Quanto tempo serve per gestire un sollecito?

Se il software rende più semplici tutte queste operazioni, probabilmente sta risolvendo il problema giusto.

Il test più importante: il cliente

Non fermarti alla dashboard del professionista.

Prova l'esperienza dal punto di vista del cliente.

Immagina di ricevere:

"Devi inviare 8 documenti."

Riesci a capire immediatamente:

• cosa devi inviare?
• quali documenti hai già inviato?
• quali mancano?
• dove devi caricarli?
• entro quando devi farlo?

Se la risposta è sì, il sistema sta facendo bene il suo lavoro.

Sicurezza e gestione dei documenti

Quando si parla di documenti dei clienti, la sicurezza non può essere considerata un dettaglio.

Prima di scegliere una piattaforma, è opportuno verificare come vengono gestiti:

• accessi
• autenticazione
• trasmissione dei dati
• archiviazione
• permessi
• cancellazione
• backup
• trattamento dei dati personali

Le esigenze specifiche dipendono dal tipo di documenti trattati e dal ruolo del professionista.

Non scegliere quindi un sistema soltanto perché è semplice o economico.

Software per commercialisti

Per uno studio commercialista, la raccolta documenti è spesso un'attività ricorrente.

Un software può essere particolarmente utile per:

• richieste annuali
• documentazione fiscale
• documenti per pratiche
• richieste periodiche
• documentazione relativa a clienti ricorrenti

In questi casi la possibilità di riutilizzare modelli e checklist può diventare molto importante.

Software per studi legali

Anche gli studi legali possono avere bisogno di raccogliere documentazione strutturata.

Per esempio:

• documenti personali
• contratti
• comunicazioni
• ricevute
• documentazione relativa a una pratica

Anche in questo caso, il valore non sta semplicemente nel ricevere file.

Sta nel sapere:

cosa è stato richiesto

cosa è arrivato

cosa manca

quando deve essere completata la richiesta

Software per consulenti

Lo stesso problema può esistere per consulenti finanziari, consulenti del lavoro, consulenti aziendali e altri professionisti.

Ogni volta che per svolgere un'attività è necessario ottenere documentazione dal cliente, esiste un processo di raccolta.

Più questo processo è frequente, più può essere utile standardizzarlo.

Quando non ti serve un software

È importante dirlo chiaramente.

Non tutti hanno bisogno di un software dedicato.

Se:

• hai pochi clienti
• raccogli pochi documenti
• fai poche richieste
• non hai problemi di solleciti
• il tuo sistema attuale funziona bene

potresti non avere alcuna necessità di cambiare.

Un software dovrebbe essere introdotto quando risolve un problema reale.

Non semplicemente perché "digitalizzare" sembra una buona idea.

Quando invece probabilmente ne hai bisogno

Potresti valutare seriamente una soluzione se ti riconosci in queste situazioni:

• passi molto tempo a chiedere documenti
• invii frequentemente solleciti
• perdi tempo a capire cosa manca
• ricevi documenti attraverso canali diversi
• utilizzi fogli di calcolo per tenere traccia delle richieste
• hai molte richieste aperte contemporaneamente
• dimentichi occasionalmente di sollecitare un cliente
• i clienti ti chiedono spesso "cosa manca?"
• devi controllare continuamente la posta elettronica
• più persone dello studio seguono le richieste

In questi casi il problema non è più occasionale.

È un processo operativo.

Remoneo: software focalizzato sulla raccolta documenti

Remoneo è stato progettato proprio per questo problema.

Non nasce come gestionale generale dello studio.

Il suo focus è la raccolta dei documenti dai clienti.

Il professionista crea una richiesta.

Definisce i documenti necessari.

Il cliente riceve la richiesta e può caricare la documentazione.

Il professionista può seguire lo stato della raccolta e capire cosa manca.

Questo permette di trasformare un processo spesso gestito attraverso email, allegati e fogli di calcolo in un workflow più strutturato.

Cosa succede ai documenti?

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Questo significa che non è necessario utilizzare Remoneo come sostituto del proprio sistema di archiviazione.

Remoneo si occupa della raccolta.

Google Drive continua a occuparsi dell'archiviazione.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

La domanda da farti prima di scegliere

Non chiederti:

"Qual è il miglior software per raccogliere documenti?"

La domanda migliore è:

"Quale software riduce maggiormente il lavoro manuale che oggi utilizzo per raccogliere i documenti?"

Perché il software migliore in assoluto non esiste.

Esiste il software più adatto al tuo processo.

Checklist finale

Prima di scegliere il tuo software per la raccolta documenti, verifica:

• [ ] Posso creare richieste documentali?
• [ ] Posso creare checklist?
• [ ] Il cliente capisce immediatamente cosa deve fare?
• [ ] Posso vedere cosa è stato ricevuto?
• [ ] Posso vedere cosa manca?
• [ ] Posso vedere tutte le richieste incomplete?
• [ ] Posso impostare scadenze?
• [ ] Posso gestire reminder?
• [ ] I reminder tengono conto dello stato della richiesta?
• [ ] Posso vedere le richieste scadute?
• [ ] Esiste uno storico?
• [ ] Posso continuare a utilizzare il mio sistema di archiviazione?
• [ ] Il sistema è sufficientemente semplice per i miei clienti?
• [ ] La sicurezza è adeguata alle informazioni trattate?
• [ ] Il software riduce davvero il lavoro manuale?

Se hai risposto "sì" alla maggior parte delle domande, sei probabilmente sulla strada giusta.

Conclusione

Un software per raccogliere documenti dai clienti non dovrebbe limitarsi a offrire un pulsante "carica file".

Dovrebbe aiutarti a gestire l'intero processo:

richiesta

↓

checklist

↓

raccolta

↓

controllo

↓

documenti mancanti

↓

reminder

↓

completamento

↓

archiviazione

È questa la differenza tra un semplice sistema di caricamento e uno strumento realmente progettato per la raccolta documentale.

Prima di scegliere una soluzione, quindi, non guardare soltanto a quante funzioni offre.

Guarda soprattutto a quanto lavoro ti permette di eliminare.

Vuoi semplificare la raccolta dei documenti dai tuoi clienti?

Remoneo ti permette di creare richieste documentali strutturate e di seguire il processo di raccolta senza dover ricostruire continuamente la situazione attraverso email e allegati.

Il cliente sa cosa deve inviare.

Tu puoi vedere cosa è arrivato e cosa manca.

E i documenti, nella fase attuale, vengono inviati direttamente nel tuo Google Drive.

Scopri Remoneo e prova il sistema.