Raccolta documenti per commercialisti: come semplificarla

Raccolta documenti per commercialisti: come semplificare richieste e solleciti ai clienti

La raccolta dei documenti dai clienti è una delle attività più ricorrenti per uno studio commercialista.

Ogni anno, ogni mese o in occasione di una nuova pratica, lo studio deve chiedere ai clienti di fornire documenti, verificare cosa è arrivato, individuare ciò che manca e, quando necessario, inviare uno o più solleciti.

Il problema non è soltanto ricevere i file.

Il vero problema è gestire decine o centinaia di richieste contemporaneamente senza perdere tempo in attività ripetitive.

Per questo organizzare meglio la raccolta documenti può avere un impatto concreto sulla produttività dello studio.

Perché la raccolta documenti può diventare un problema

Immaginiamo uno studio con 150 clienti.

Per ciascun cliente possono essere necessari documenti diversi:

• documenti di identità;
• certificazioni;
• fatture;
• ricevute;
• contratti;
• estratti conto;
• documentazione relativa a immobili;
• altri documenti necessari per gli adempimenti.

La situazione diventa rapidamente complessa.

Il commercialista o il collaboratore deve ricordarsi cosa è stato richiesto a ciascun cliente, cosa è arrivato e cosa manca.

E quando un documento non arriva, deve intervenire nuovamente.

Una singola richiesta può quindi trasformarsi in una lunga sequenza di email.

Il problema non è inviare una richiesta

Inviare una email ai clienti è semplice.

La difficoltà arriva dopo.

Il cliente può:

• dimenticare di rispondere;
• inviare soltanto alcuni documenti;
• allegare il file sbagliato;
• inviare documenti in momenti diversi;
• chiedere chiarimenti;
• rispondere senza specificare a quale richiesta si riferisce.

A quel punto il lavoro torna allo studio.

Bisogna controllare, rispondere, archiviare e verificare nuovamente.

La raccolta documenti non dovrebbe dipendere dalla memoria

Quando il numero di clienti aumenta, affidarsi alla memoria diventa rischioso.

Il professionista dovrebbe poter sapere in qualsiasi momento:

• quali richieste sono state inviate;
• quali clienti hanno risposto;
• quali documenti sono stati ricevuti;
• quali documenti mancano;
• quali richieste sono ancora aperte;
• quali clienti devono essere sollecitati.

Questo richiede un processo strutturato.

Una lista chiara dei documenti richiesti

Il primo passo è rendere la richiesta il più possibile chiara.

Invece di scrivere una email molto lunga, è preferibile presentare al cliente un elenco preciso.

Per esempio:

Documenti richiesti

• Documento di identità
• Codice fiscale
• Certificazione Unica
• Documentazione relativa agli immobili
• Ricevute
• Altri documenti richiesti

Il cliente deve poter capire immediatamente cosa deve fornire.

Una richiesta diversa per ogni esigenza

Non tutti i clienti hanno bisogno degli stessi documenti.

Un buon sistema dovrebbe quindi permettere al commercialista di adattare le richieste.

Per esempio, la documentazione necessaria per una persona fisica può essere diversa da quella richiesta a una società.

Anche all'interno dello stesso studio possono esistere procedure differenti.

La raccolta documenti dovrebbe quindi essere abbastanza flessibile da adattarsi alle diverse esigenze.

Il vero obiettivo è sapere cosa manca

Ricevere dei file non significa necessariamente aver completato la raccolta.

Supponiamo che siano stati richiesti 10 documenti.

Il cliente ne invia 8.

La domanda dello studio non dovrebbe essere:

"Quanti file ho ricevuto?"

ma:

"Quali dei documenti richiesti mancano ancora?"

Questa distinzione è fondamentale.

Se vuoi approfondire questo problema, puoi leggere come gestire i documenti mancanti dei clienti senza perdere tempo.

I documenti mancanti generano lavoro

Ogni documento mancante può generare una nuova comunicazione.

Il professionista deve:

1. accorgersi che manca;
2. identificare il cliente;
3. scrivere il messaggio;
4. ricordare cosa deve inviare;
5. attendere;
6. controllare nuovamente.

Moltiplicato per molti clienti, questo processo può assorbire una quantità significativa di tempo.

I solleciti sono una delle attività più ripetitive

Il problema dei solleciti è particolarmente evidente nei periodi di maggiore attività.

Il commercialista può trovarsi a inviare decine di messaggi come:

"Ti ricordo di inviarci il documento richiesto."

Oppure:

"Non abbiamo ancora ricevuto la documentazione."

Oppure:

"Manca ancora il seguente documento..."

Il singolo messaggio richiede poco tempo.

Ma il tempo complessivo può diventare rilevante.

Per questo vale la pena automatizzare i solleciti ai clienti per i documenti mancanti.

Un sollecito dovrebbe partire dalla situazione reale

Non tutti i clienti devono ricevere lo stesso messaggio.

Se un cliente ha completato la richiesta, non ha senso ricordargli di inviare documenti.

Se ne manca uno, il messaggio dovrebbe riguardare quello specifico documento.

Se ne mancano cinque, la situazione è diversa.

Un sistema strutturato permette di collegare il sollecito allo stato effettivo della richiesta.

Stabilire una scadenza aiuta

Una richiesta senza una scadenza precisa può facilmente essere rimandata.

Quando invece il cliente vede chiaramente entro quando deve fornire la documentazione, la richiesta diventa più concreta.

La scadenza può inoltre aiutare lo studio a organizzare il proprio lavoro.

Non significa necessariamente che tutti i documenti debbano arrivare nello stesso momento.

Significa avere un riferimento chiaro.

La raccolta periodica può essere standardizzata

Molti studi commercialisti devono ripetere richieste simili nel corso dell'anno.

In questi casi è utile creare procedure standard.

Per esempio:

Raccolta annuale

Una lista di documenti che viene richiesta ogni anno.

Raccolta mensile

Documenti necessari per attività ricorrenti.

Raccolta trimestrale

Documentazione richiesta con cadenza periodica.

Raccolta per una nuova pratica

Documenti necessari per avviare uno specifico incarico.

Standardizzare queste richieste permette di ridurre il lavoro ripetitivo.

Standardizzare non significa rendere tutto uguale

Una procedura standard dovrebbe essere un punto di partenza.

Il commercialista deve poterla adattare al singolo cliente.

In questo modo si combinano due vantaggi:

standardizzazione

e

flessibilità.

Lo studio evita di ricreare ogni volta la stessa richiesta, ma può comunque modificarla quando necessario.

Email, WhatsApp e altri canali possono creare dispersione

Quando le richieste arrivano attraverso molti canali diversi, diventa più difficile mantenere una visione d'insieme.

Un cliente può inviare un documento via email.

Un altro può utilizzare un servizio di messaggistica.

Un altro ancora può condividere un link a una cartella.

Il risultato può essere una documentazione distribuita in luoghi diversi.

Non sempre il problema è lo strumento utilizzato.

È la mancanza di un processo unico.

Un punto di raccolta semplifica il lavoro

Idealmente, il cliente dovrebbe sapere:

Dove devo inviare i documenti richiesti dallo studio?

Avere un punto di raccolta definito rende il processo più semplice per entrambe le parti.

Il cliente sa dove caricare i documenti.

Lo studio sa dove trovarli.

E soprattutto è più semplice collegare i documenti alla richiesta a cui appartengono.

Una cartella condivisa non risolve tutto

Google Drive e altri sistemi di archiviazione possono essere molto utili per conservare i documenti.

Ma archivio e raccolta sono due problemi differenti.

Una cartella può contenere i file ricevuti.

Non necessariamente permette di sapere:

• quali documenti erano stati richiesti;
• quali mancano;
• quali clienti non hanno ancora completato;
• quali richieste sono in scadenza.

Per approfondire la gestione dei documenti con Google Drive puoi leggere come organizzare i documenti dei clienti in Google Drive.

Il processo dovrebbe essere semplice per il cliente

La tecnologia non deve complicare la vita al cliente.

Se per inviare un documento il cliente deve seguire molti passaggi, è più probabile che rimandi l'attività o chieda assistenza.

Una buona esperienza dovrebbe essere semplice:

Ricevo la richiesta

↓

Vedo i documenti necessari

↓

Carico i file

↓

Controllo cosa manca

↓

Completo la richiesta

Più il percorso è chiaro, meno comunicazioni aggiuntive sono necessarie.

Il commercialista deve vedere la situazione rapidamente

Dal lato dello studio, l'obiettivo è altrettanto semplice.

Il professionista dovrebbe poter rispondere rapidamente a domande come:

• Quanti clienti hanno completato la richiesta?
• Chi non ha ancora inviato nulla?
• Quali clienti hanno inviato solo una parte dei documenti?
• Quali documenti mancano?
• Quali richieste sono in scadenza?
• Chi deve essere sollecitato?

Queste informazioni permettono di concentrare il lavoro sulle eccezioni invece di controllare continuamente tutto.

Automatizzare non significa eliminare il controllo del professionista

L'automazione non deve necessariamente sostituire il professionista.

Il suo scopo è eliminare le attività meccaniche.

Per esempio:

Controllare manualmente 150 richieste

può diventare:

Intervenire soltanto sulle richieste incomplete o problematiche.

Il professionista mantiene il controllo.

Ma dedica il proprio tempo alle attività che richiedono realmente la sua attenzione.

Quanto tempo può essere recuperato?

Non esiste un numero valido per tutti gli studi.

Dipende dal numero di clienti, dalla frequenza delle richieste e dal modo in cui il processo viene gestito.

Ma è sufficiente fare un semplice calcolo.

Se uno studio impiega mediamente 3 minuti per gestire ogni richiesta o sollecito e deve gestirne 500, sono:

1.500 minuti

cioè:

25 ore di lavoro.

Ridurre anche solo una parte di queste attività può avere un valore concreto.

Il software deve risolvere il problema, non aggiungerne uno

Quando si sceglie uno strumento per la raccolta documenti, è importante evitare di sostituire un processo complicato con un software complicato.

Il sistema dovrebbe rendere più semplice il lavoro dello studio.

Prima di sceglierlo, conviene verificare almeno:

• facilità di creazione delle richieste;
• semplicità per il cliente;
• gestione dei documenti mancanti;
• monitoraggio dello stato;
• gestione delle scadenze;
• reminder;
• organizzazione dei documenti;
• sicurezza;
• compatibilità con il workflow dello studio.

Puoi approfondire questo tema nell'articolo software per la raccolta dei documenti dai clienti: cosa deve avere.

La raccolta documenti può diventare un processo

Il salto di qualità non consiste semplicemente nel sostituire l'email con un altro strumento.

Consiste nel trasformare una serie di attività scollegate in un processo.

Per esempio:

1. Creo la richiesta

↓

2. Il cliente riceve l'elenco dei documenti

↓

3. Il cliente carica la documentazione

↓

4. Lo studio vede cosa è arrivato

↓

5. Il sistema evidenzia ciò che manca

↓

6. Il cliente viene sollecitato quando necessario

↓

7. La richiesta viene completata

↓

8. I documenti vengono archiviati

Questo è il tipo di processo che permette di ridurre il lavoro manuale.

Come organizzare meglio la raccolta documenti nello studio

Un buon punto di partenza è analizzare il processo attuale.

Prendi una delle richieste più frequenti dello studio e prova a descrivere tutti i passaggi.

Per esempio:

Email iniziale

→

Risposta del cliente

→

Salvataggio allegati

→

Controllo documenti

→

Individuazione dei mancanti

→

Sollecito

→

Nuovo controllo

→

Archiviazione

A questo punto chiediti:

Quali di questi passaggi richiedono davvero l'intervento di una persona?

Spesso si scopre che una parte significativa del processo è costituita da attività ripetitive.

Da dove iniziare

Non è necessario digitalizzare tutto lo studio contemporaneamente.

Puoi partire da una sola procedura.

Per esempio:

raccolta della documentazione annuale dei clienti.

Una volta definito il processo, puoi verificare quali attività possono essere standardizzate e quali automatizzate.

Successivamente lo stesso approccio può essere applicato ad altre richieste.

Remoneo per la raccolta documenti dei clienti

Remoneo è progettato per aiutare professionisti e studi a semplificare proprio questa attività.

Il professionista può creare una richiesta indicando i documenti necessari.

Il cliente riceve la richiesta e carica la documentazione.

Lo studio può seguire lo stato della raccolta e verificare quali documenti sono stati ricevuti e quali mancano.

In questo modo la raccolta non dipende più soltanto da email, fogli di calcolo e controlli manuali.

E l'archiviazione?

Remoneo non deve necessariamente sostituire il sistema di archiviazione che lo studio utilizza già.

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Questo permette di separare due attività:

Remoneo

→ gestione della raccolta.

Google Drive

→ archiviazione dei documenti.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

Il vantaggio è nel processo

Il valore di un sistema di raccolta documenti non sta semplicemente nella possibilità di ricevere un file.

Sta nella possibilità di sapere:

cosa è stato richiesto

cosa è arrivato

cosa manca

chi deve essere sollecitato

quando la raccolta è completa

Queste informazioni permettono allo studio di lavorare con maggiore ordine e meno attività ripetitive.

Conclusione

Per un commercialista, raccogliere documenti dai clienti è un'attività inevitabile.

Ma il modo in cui viene gestita può cambiare radicalmente.

Continuare a utilizzare email, cartelle e controlli manuali può funzionare quando il numero di richieste è limitato.

Quando invece le richieste aumentano, diventa importante avere un processo strutturato.

Una buona organizzazione dovrebbe permettere di:

• creare richieste chiare;
• indicare i documenti necessari;
• ricevere la documentazione;
• individuare rapidamente ciò che manca;
• gestire le scadenze;
• ridurre i solleciti manuali;
• sapere quando una richiesta è completa;
• archiviare i documenti nel sistema utilizzato dallo studio.

Il risultato non è soltanto una maggiore organizzazione.

È soprattutto meno tempo dedicato ad attività ripetitive e più tempo disponibile per il lavoro che richiede realmente le competenze del professionista.

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Remoneo aiuta commercialisti e studi professionali a organizzare la raccolta dei documenti in modo strutturato.

Puoi creare richieste, indicare i documenti necessari, raccogliere i file e seguire lo stato delle richieste.

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

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