Software per la raccolta dei documenti dai clienti: cosa deve avere e come scegliere

Software per la raccolta dei documenti dai clienti: cosa deve avere

Raccogliere documenti dai clienti non significa semplicemente ricevere dei file.

Per uno studio professionale, la vera difficoltà è gestire tutto il processo: capire cosa chiedere, inviare la richiesta, sapere cosa è stato ricevuto, individuare ciò che manca, gestire le scadenze e sollecitare il cliente quando necessario.

Per questo, quando si valuta un software per la raccolta dei documenti dai clienti, non basta chiedersi quanti file può ricevere.

La domanda corretta è:

Il software riesce a gestire tutto il processo di raccolta?

Un sistema efficace dovrebbe ridurre soprattutto il lavoro manuale che normalmente si nasconde dietro una semplice richiesta di documenti.

Dalla richiesta alla raccolta: il vero problema

Immaginiamo una situazione molto comune.

Uno studio deve ricevere da un cliente:

• documento di identità;
• codice fiscale;
• CU;
• documentazione relativa a un immobile;
• ricevute;
• altri documenti necessari per la pratica.

La richiesta viene inviata via email.

Il cliente risponde con alcuni allegati.

Dopo qualche giorno lo studio deve controllare cosa è arrivato.

Manca un documento.

Parte un nuovo messaggio.

Il cliente risponde.

Arriva un altro file.

Lo studio deve verificare nuovamente la situazione.

Se il cliente ha bisogno di chiarimenti, arriva un'altra email.

Moltiplica questo processo per decine o centinaia di clienti e diventa evidente che il problema non è il caricamento del file.

È la gestione dell'intero workflow.

Un software per la raccolta documenti dovrebbe partire dalla richiesta

La prima funzione fondamentale è la possibilità di creare una richiesta strutturata.

Invece di scrivere ogni volta una nuova email, il professionista dovrebbe poter indicare chiaramente:

quali documenti servono

a quale cliente

entro quale data

per quale attività o pratica

La richiesta diventa così un elemento gestibile e monitorabile.

Non è più semplicemente un messaggio inviato al cliente.

Il cliente deve sapere esattamente cosa deve fare

Una richiesta efficace deve essere comprensibile anche per chi la riceve.

Il cliente dovrebbe vedere chiaramente:

Documenti richiesti

• Documento di identità
• Codice fiscale
• CU
• Contratto
• Ricevute

Per ogni elemento dovrebbe essere evidente se il documento è:

da caricare

già ricevuto

oppure

ancora mancante.

Questo riduce le domande e rende il processo più semplice.

Non basta ricevere i documenti

Una delle differenze principali tra una semplice soluzione di condivisione file e un sistema di raccolta documentale è proprio questa.

Una cartella può dirti:

"Questi sono i file che ho ricevuto."

Un sistema di raccolta dovrebbe permetterti di sapere:

"Questi sono i documenti che avevo richiesto, questi sono quelli ricevuti e questi sono quelli che ancora mancano."

La seconda informazione è molto più utile per chi deve gestire una pratica.

La gestione dei documenti mancanti è fondamentale

Supponiamo che siano stati richiesti 8 documenti.

Il cliente ne carica 7.

Il sistema dovrebbe permettere di individuare immediatamente il documento mancante.

Per esempio:

7/8 documenti ricevuti

Manca: contratto di locazione

Non è necessario controllare manualmente tutti i file per capire cosa manca.

Per approfondire questo problema puoi leggere come gestire i documenti mancanti dei clienti senza perdere tempo.

Il sistema dovrebbe mostrare lo stato della richiesta

Quando le richieste diventano numerose, è importante avere una visione generale.

Per esempio:

120 richieste attive

• 75 completate
• 32 in corso
• 8 prossime alla scadenza
• 5 scadute

Questo permette al professionista di concentrarsi sulle situazioni che richiedono attenzione.

Non è necessario controllare continuamente tutte le richieste.

È sufficiente intervenire quando qualcosa esce dal normale flusso.

Le scadenze fanno parte della raccolta

Una richiesta documentale spesso nasce perché esiste una scadenza.

Può trattarsi di:

• una dichiarazione;
• una pratica amministrativa;
• un adempimento;
• un rinnovo;
• una verifica periodica;
• una pratica societaria.

Per questo un software dovrebbe permettere di associare una scadenza alla richiesta.

Una richiesta senza scadenza rischia infatti di trasformarsi in un'attività che viene continuamente rimandata.

I reminder dovrebbero essere parte del processo

Uno dei lavori più ripetitivi degli studi professionali è ricordare ai clienti di inviare ciò che manca.

Non è tanto difficile inviare un reminder.

È difficile farlo centinaia di volte senza dimenticare qualcuno.

Un sistema dedicato dovrebbe quindi poter gestire almeno una parte di questo processo.

Per esempio:

Richiesta inviata

↓

Documento ancora mancante

↓

Si avvicina la scadenza

↓

Reminder al cliente

Questo permette di ridurre il lavoro manuale.

Puoi approfondire il tema nell'articolo come automatizzare i solleciti ai clienti per i documenti mancanti.

Il reminder non dovrebbe essere inviato a tutti

Questo è un dettaglio importante.

Se il cliente ha già completato la richiesta, non dovrebbe ricevere un nuovo sollecito.

Il reminder dovrebbe essere collegato allo stato effettivo della richiesta.

Per esempio:

8/8 documenti

→ nessun reminder.

7/8 documenti

→ reminder possibile.

3/8 documenti

→ richiesta ancora incompleta.

La logica dovrebbe essere basata sulla situazione reale.

Le richieste ricorrenti dovrebbero poter essere standardizzate

Molti studi chiedono periodicamente documenti simili.

Per esempio:

• documentazione annuale;
• documentazione mensile;
• documentazione trimestrale;
• documenti per una pratica ricorrente.

In questi casi non ha senso ricostruire ogni volta la stessa richiesta.

Un buon sistema dovrebbe permettere di utilizzare modelli o procedure ripetibili.

I modelli riducono anche gli errori

Standardizzare una richiesta non serve soltanto a risparmiare tempo.

Serve anche a evitare dimenticanze.

Se una procedura richiede normalmente 10 documenti, un modello permette di partire sempre dalla stessa lista.

Il professionista può poi aggiungere o rimuovere ciò che serve per il singolo cliente.

Il software dovrebbe adattarsi al processo dello studio

Ogni studio ha esigenze diverse.

Un commercialista potrebbe richiedere documentazione fiscale.

Uno studio legale potrebbe raccogliere contratti e documenti personali.

Un consulente del lavoro potrebbe richiedere documentazione relativa ai dipendenti.

Per questo un software non dovrebbe imporre necessariamente una struttura rigida.

Dovrebbe permettere al professionista di definire le proprie richieste.

La raccolta deve essere semplice anche per il cliente

Un software può essere molto potente dal lato dello studio.

Ma se il cliente trova complicato caricare un documento, il vantaggio diminuisce.

L'esperienza dovrebbe quindi essere semplice:

Ricevo la richiesta

↓

Vedo cosa devo fornire

↓

Carico il documento

↓

Passo al documento successivo

↓

Completo la richiesta

Non dovrebbe essere necessario spiegare ogni volta al cliente come utilizzare il sistema.

Non tutti i clienti sono esperti di tecnologia

Questo aspetto viene spesso sottovalutato.

Uno studio può avere clienti abituati a utilizzare strumenti digitali e altri che hanno maggiori difficoltà.

Per questo l'interfaccia deve essere il più possibile intuitiva.

Una buona raccolta documentale dovrebbe richiedere poche istruzioni.

Il caricamento dovrebbe essere associato al documento richiesto

C'è una differenza tra:

"Carica i tuoi documenti qui."

e:

"Carica qui il tuo documento di identità."

Nel secondo caso il cliente sa esattamente cosa fare.

Questo rende anche più semplice la gestione successiva.

L'archiviazione è un'altra fase del processo

Dopo aver ricevuto i documenti bisogna conservarli.

Molti studi utilizzano già strumenti come Google Drive.

Non è necessariamente necessario cambiare il proprio sistema di archiviazione.

La raccolta e l'archiviazione possono essere due fasi distinte.

Puoi approfondire il tema nell'articolo come organizzare i documenti dei clienti in Google Drive.

Un buon software non dovrebbe obbligarti a cambiare archivio

Questo è particolarmente importante per uno studio che ha già costruito una propria organizzazione.

Se tutti i documenti sono già archiviati in Google Drive, l'ideale è poter continuare a utilizzarlo.

Il software di raccolta dovrebbe inserirsi nel workflow esistente invece di obbligare lo studio a ricostruirlo da zero.

Raccolta e archiviazione non sono la stessa cosa

Possiamo quindi distinguere:

Raccolta

Cosa devo ricevere dal cliente?

Monitoraggio

Cosa ho ricevuto e cosa manca?

Sollecito

Chi deve ancora completare la richiesta?

Archiviazione

Dove devono essere conservati i documenti ricevuti?

Sono quattro problemi collegati ma distinti.

Un sistema di raccolta efficace dovrebbe gestire almeno le prime tre fasi e integrarsi con la quarta.

Il software dovrebbe ridurre le email

L'obiettivo non dovrebbe essere semplicemente sostituire una email con un'altra interfaccia.

Dovrebbe ridurre il numero di comunicazioni necessarie.

Per esempio, invece di una serie di messaggi:

"Mi mandi il documento?"

"Non mi è arrivato."

"Quale documento manca?"

"Te l'ho mandato ieri."

"Puoi rimandarmelo?"

il cliente dovrebbe avere una richiesta strutturata che mostra chiaramente la situazione.

Meno ambiguità significa meno comunicazioni.

Il software dovrebbe ridurre anche i controlli manuali

Un altro obiettivo importante è ridurre la necessità di controllare continuamente:

• email;
• allegati;
• cartelle;
• fogli Excel;
• messaggi;
• richieste precedenti.

Il professionista dovrebbe poter vedere rapidamente la situazione.

Un sistema centralizzato facilita il lavoro

Quando le informazioni sono distribuite tra diversi strumenti, diventa più difficile ricostruire lo stato di una richiesta.

Per esempio:

Email

→ richiesta iniziale.

Google Drive

→ documenti ricevuti.

Excel

→ stato.

Calendario

→ scadenza.

Email

→ reminder.

Questo processo può funzionare.

Ma richiede di mantenere aggiornati diversi strumenti.

Un sistema dedicato può riunire una parte di queste informazioni.

La sicurezza è fondamentale

Quando si raccolgono documenti dai clienti si possono gestire informazioni riservate.

Per questo la sicurezza non dovrebbe essere considerata un dettaglio.

Quando valuti un software per la raccolta documentale è importante verificare:

• come vengono trasferiti i file;
• dove vengono conservati;
• chi può accedervi;
• come vengono gestiti gli account;
• quali misure di sicurezza vengono adottate;
• quali informazioni vengono fornite sulla gestione dei dati.

La comodità non deve mai essere l'unico criterio di scelta.

Anche la privacy deve essere considerata

Uno studio professionale gestisce spesso dati personali e documentazione sensibile.

Per questo, prima di adottare un nuovo strumento, è importante verificare la documentazione relativa alla privacy e al trattamento dei dati.

La scelta del software deve tenere conto anche delle esigenze specifiche dello studio e dei propri obblighi professionali.

Cosa dovrebbe fare quindi un buon software?

Possiamo riassumere le funzioni principali in una checklist.

Gestione delle richieste

Deve permettere di creare richieste strutturate.

Lista dei documenti

Deve permettere di specificare cosa deve essere fornito.

Caricamento

Il cliente deve poter caricare facilmente i documenti.

Monitoraggio

Lo studio deve sapere cosa è stato ricevuto.

Documenti mancanti

Deve essere possibile individuare rapidamente cosa manca.

Scadenze

Le richieste dovrebbero poter essere associate a una scadenza.

Reminder

Il sistema dovrebbe aiutare a gestire i solleciti.

Stato

Deve essere possibile distinguere richieste complete e incomplete.

Archiviazione

I documenti dovrebbero poter essere trasferiti nel sistema utilizzato dallo studio.

Sicurezza

La gestione dei documenti deve essere adeguata alla natura delle informazioni trattate.

Non serve necessariamente avere centinaia di funzioni

Un errore frequente quando si sceglie un software è cercare il maggior numero possibile di funzioni.

Ma un software utile non è necessariamente quello con più funzioni.

È quello che risolve bene il problema che hai.

Se il tuo problema principale è:

"Passo ore a chiedere documenti, controllare cosa manca e sollecitare i clienti",

allora sono queste le funzioni che dovresti valutare per prime.

Parti dal problema, non dal software

Prima di scegliere uno strumento, prova a descrivere il processo attuale.

Per esempio:

1. Invio la richiesta via email.

2. Il cliente risponde con gli allegati.

3. Salvo i file.

4. Controllo cosa manca.

5. Scrivo al cliente.

6. Aspetto.

7. Controllo nuovamente.

A questo punto chiediti:

Quali di queste attività potrebbero essere gestite automaticamente?

Questa domanda è molto più utile di:

Qual è il software più completo?

Il vero obiettivo è risparmiare tempo

Il software non dovrebbe diventare un'altra attività amministrativa.

Dovrebbe ridurla.

Se per utilizzare un software devi:

• creare continuamente nuove schede;
• aggiornare manualmente gli stati;
• controllare continuamente le notifiche;
• spostare manualmente i documenti;
• inviare comunque i reminder,

allora una parte del problema rimane.

L'obiettivo dovrebbe essere l'opposto:

meno attività manuali.

Come si inserisce Remoneo

Remoneo è progettato proprio per gestire la raccolta dei documenti dai clienti.

Il professionista può creare una richiesta indicando i documenti necessari.

Il cliente riceve la richiesta e carica la documentazione.

Lo studio può seguire lo stato della raccolta e individuare ciò che manca.

In questo modo la raccolta diventa un processo strutturato invece di essere una successione di email e controlli manuali.

E Google Drive?

Non è necessario rinunciare al proprio sistema di archiviazione.

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti tramite Remoneo vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Il flusso può quindi essere:

Cliente

↓

Remoneo

↓

Raccolta documenti

↓

Google Drive

In questo modo Remoneo gestisce la fase di raccolta mentre Google Drive continua a svolgere il proprio ruolo di archivio.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

Il software deve adattarsi al tuo workflow

Questo è probabilmente il criterio più importante.

Non scegliere un software soltanto perché ha molte funzioni.

Chiediti invece:

Si inserisce nel modo in cui lavoro già?

Se la risposta è sì, l'introduzione dello strumento sarà più semplice.

Se richiede di cambiare completamente il modo in cui lavori, il costo reale potrebbe essere maggiore di quello indicato dall'abbonamento.

Una checklist prima di scegliere

Prima di adottare un software per la raccolta dei documenti dai clienti, puoi quindi verificare:

• Posso creare richieste strutturate?
• Posso indicare esattamente quali documenti servono?
• Il cliente può caricare facilmente i file?
• Posso sapere quali documenti mancano?
• Posso vedere lo stato delle richieste?
• Posso gestire le scadenze?
• Posso automatizzare o semplificare i reminder?
• Posso utilizzare modelli per richieste ricorrenti?
• I documenti possono essere archiviati nel mio sistema?
• Il processo è semplice anche per i clienti?
• La gestione dei dati è adeguata alle mie esigenze?
• Il software si integra con il workflow che utilizzo già?

Se molte delle risposte sono positive, probabilmente stai valutando una soluzione realmente orientata alla raccolta documentale.

Conclusione

Un software per la raccolta dei documenti dai clienti non dovrebbe limitarsi a permettere il caricamento dei file.

Il vero valore sta nella gestione del processo.

Richiesta

↓

Caricamento

↓

Monitoraggio

↓

Documenti mancanti

↓

Reminder

↓

Completamento

↓

Archiviazione

Quando questo processo viene gestito in modo strutturato, il professionista può ridurre una parte significativa delle attività ripetitive legate alla raccolta.

E soprattutto può sapere in ogni momento chi ha completato la richiesta e cosa manca a chi non l'ha ancora fatto.

Vuoi semplificare la raccolta dei documenti dai tuoi clienti?

Remoneo aiuta professionisti e studi a organizzare la raccolta dei documenti in modo più strutturato.

Puoi creare richieste, indicare i documenti necessari, raccogliere i file e seguire lo stato delle richieste.

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

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