Come automatizzare la raccolta dei documenti dai clienti

Come automatizzare la raccolta dei documenti dai clienti

Come automatizzare la raccolta dei documenti dai clienti, ridurre email e solleciti manuali e organizzare meglio il lavoro dello studio professionale.

"Ti ricordo che manca ancora quel documento."

"Puoi rimandarmi l'allegato?"

"Ho ricevuto tutto?"

"Mi manca ancora la documentazione."

Sono messaggi che molti professionisti si trovano a scrivere continuamente.

Il problema non è soltanto il tempo necessario per inviare queste comunicazioni.

È tutto ciò che viene prima e dopo.

Bisogna sapere cosa è stato richiesto.

Controllare cosa è arrivato.

Capire cosa manca.

Individuare il cliente.

Ricordarsi di sollecitarlo.

Verificare nuovamente.

E ripetere il processo.

Quando i clienti sono pochi, può essere gestibile.

Quando le richieste diventano decine o centinaia, il lavoro manuale può diventare una parte significativa della giornata.

È qui che l'automazione della raccolta documenti può fare la differenza.

Cosa significa automatizzare la raccolta documenti?

Automatizzare la raccolta documenti non significa semplicemente permettere al cliente di caricare un file.

Significa fare in modo che una parte del processo possa svolgersi senza un intervento manuale ogni volta.

Per esempio:

Creazione della richiesta

↓

Invio al cliente

↓

Attesa dei documenti

↓

Verifica dello stato

↓

Reminder automatico se necessario

↓

Completamento

Il professionista interviene soltanto quando serve.

Perché la raccolta documenti richiede così tanto tempo?

La raccolta documentale sembra un'attività semplice.

In realtà contiene molte piccole operazioni.

Per ogni cliente potresti dover:

• preparare la richiesta;
• scrivere l'email;
• indicare i documenti necessari;
• attendere la risposta;
• controllare gli allegati;
• verificare cosa manca;
• aggiornare un elenco;
• inviare un reminder;
• controllare nuovamente;
• archiviare i documenti.

Nessuna di queste attività è particolarmente complessa.

Il problema è la loro ripetizione.

Il costo della ripetizione

Supponiamo che una singola richiesta richieda complessivamente 10 minuti di gestione manuale.

Con 50 clienti:

50 × 10 minuti = 500 minuti

Sono più di 8 ore.

Con 200 clienti:

200 × 10 minuti = 2.000 minuti

Sono più di 33 ore.

E stiamo parlando soltanto di 10 minuti medi per cliente.

Quando un'attività si ripete centinaia di volte, anche pochi minuti diventano un costo importante.

L'automazione serve soprattutto per le attività ripetitive

Non tutto deve essere automatizzato.

Il professionista deve continuare a decidere:

• cosa chiedere;
• perché serve;
• quali eccezioni gestire;
• come comportarsi in situazioni particolari.

Il software può invece occuparsi delle attività ripetitive.

Per esempio:

• inviare una richiesta;
• registrare un caricamento;
• aggiornare lo stato;
• inviare un reminder;
• interrompere i reminder quando la richiesta è completa.

Questa è una distinzione importante.

Automatizzare il processo non significa automatizzare il professionista.

Prima automazione: creare richieste strutturate

Il primo passo è evitare di ricominciare ogni volta da zero.

Invece di scrivere manualmente:

"Buongiorno, per poter procedere avrei bisogno dei seguenti documenti..."

puoi utilizzare una richiesta strutturata.

Per esempio:

Documentazione richiesta

• Documento di identità
• Codice fiscale
• CU
• Ricevute
• Contratti

Il modello può essere riutilizzato per più clienti.

Seconda automazione: inviare la richiesta

Una volta definita la richiesta, il sistema può occuparsi dell'invio.

Questo elimina un passaggio manuale.

Il professionista non deve necessariamente preparare ogni volta una nuova email.

Terza automazione: ricevere i documenti

Il cliente riceve la richiesta e carica i documenti.

Il sistema registra ciò che è stato ricevuto.

Questo è importante perché evita di dover ricostruire manualmente la situazione.

Quarta automazione: aggiornare lo stato

Supponiamo che siano richiesti 8 documenti.

Il cliente ne carica 5.

Lo stato può diventare automaticamente:

5/8 documenti ricevuti

La richiesta è ancora incompleta.

Il professionista non deve aggiornare manualmente un foglio.

Quinta automazione: individuare cosa manca

Il sistema dovrebbe poter mostrare:

Mancano 3 documenti

• Contratto
• Estratto conto
• Ricevuta

Questa informazione permette di intervenire in modo molto più preciso.

Per approfondire questo problema puoi leggere come gestire i documenti mancanti dei clienti senza perdere tempo.

Sesta automazione: inviare i reminder

Se la richiesta rimane incompleta, il sistema può inviare un reminder.

Per esempio:

Giorno 0

Richiesta.

Giorno 5

Primo reminder.

Giorno 10

Secondo reminder.

Giorno 15

Segnalazione allo studio.

Le tempistiche dipendono dal tipo di richiesta e dalla scadenza.

L'importante è che il processo non debba essere gestito manualmente ogni volta.

Il reminder deve dipendere dallo stato

Questa è una delle regole fondamentali.

Se il cliente ha completato la richiesta, non deve ricevere un reminder.

Quindi:

Richiesta completa

→ nessun reminder.

Richiesta incompleta

→ reminder.

Sembra banale.

Ma è proprio questo tipo di logica che permette all'automazione di essere realmente utile.

Non automatizzare messaggi inutili

Un'automazione fatta male può essere peggiore di un processo manuale.

Immagina che un cliente abbia già inviato tutto e riceva:

"Ti ricordiamo di inviare la documentazione mancante."

Il cliente potrebbe pensare:

"Ma ho già inviato tutto."

Il problema non è solo la comunicazione sbagliata.

È la perdita di fiducia nel sistema.

L'automazione deve quindi essere basata su informazioni aggiornate.

Automatizzare non significa bombardare il cliente

Un buon sistema dovrebbe permettere di definire:

• quando inviare il primo reminder;
• quando inviare il secondo;
• quando fermarsi;
• quando coinvolgere il professionista.

Non serve inviare un messaggio ogni giorno.

L'obiettivo è ottenere una risposta, non irritare il cliente.

La qualità della richiesta conta

Automatizzare una richiesta confusa non risolve il problema.

Se scrivi:

"Invia tutta la documentazione."

il cliente continuerà a chiederti cosa deve inviare.

Una richiesta automatizzata dovrebbe essere precisa.

Per esempio:

Documento di identità

>

Invia una copia leggibile del documento in corso di validità.

La tecnologia aiuta.

Ma la chiarezza della richiesta rimane fondamentale.

Automatizzare significa anche standardizzare

Un grande vantaggio dell'automazione è la standardizzazione.

Se ogni professionista dello studio scrive richieste diverse, il processo può diventare incoerente.

Con modelli predefiniti puoi stabilire:

Richiesta dichiarazione

Documenti A, B, C, D.

Richiesta nuova società

Documenti E, F, G, H.

Richiesta aggiornamento cliente

Documenti I, J, K.

Lo stesso processo può essere ripetuto senza ricominciare ogni volta da zero.

Modelli di richiesta

I modelli sono particolarmente utili quando le richieste si ripetono.

Per esempio, uno studio potrebbe avere:

Dichiarazione dei redditi

Apertura attività

Chiusura attività

Pratica societaria

Aggiornamento anagrafica

Richiesta documenti contabili

Ogni modello può avere il proprio elenco di documenti.

Il vantaggio per il team

La standardizzazione non serve soltanto a risparmiare tempo.

Riduce anche la variabilità.

Un collaboratore nuovo non deve necessariamente imparare a memoria ogni richiesta.

Può utilizzare un modello già predisposto.

Questo rende il processo più facilmente replicabile.

Automatizzare la raccolta non significa eliminare il controllo

Il professionista deve continuare a controllare ciò che conta.

Per esempio:

Il documento ricevuto è corretto?

È leggibile?

È quello richiesto?

Contiene tutte le informazioni necessarie?

Queste decisioni possono richiedere competenza professionale.

L'automazione dovrebbe occuparsi soprattutto della parte organizzativa.

Una distinzione fondamentale: raccolta e verifica

Sono due fasi diverse.

Raccolta

Il cliente deve fornire il documento.

Verifica

Il professionista deve stabilire se il documento è corretto.

Un software può automatizzare molto bene la prima.

La seconda può richiedere ancora l'intervento umano.

Confondere le due cose porta a aspettative sbagliate sull'automazione.

Automatizzare la raccolta significa avere una visione dello stato

Immagina una dashboard:

120 richieste

78 complete

31 in corso

7 scadute

In pochi secondi puoi capire dove concentrare l'attenzione.

Questo è uno dei vantaggi principali rispetto alla gestione attraverso email.

Non devi controllare tutti i clienti

Se il sistema mostra chiaramente lo stato, puoi concentrarti sulle eccezioni.

Per esempio:

Richiesta completa

→ nessuna azione.

Richiesta in corso

→ attesa.

Richiesta in scadenza

→ attenzione.

Richiesta scaduta

→ intervento.

Questa è una delle logiche più importanti dell'automazione:

non fare manualmente ciò che il sistema può gestire da solo.

Automatizzare significa anche ridurre le interruzioni

Il problema delle attività manuali non è soltanto il tempo.

È anche l'interruzione continua.

Stai lavorando su una pratica.

Arriva un'email.

Controlli l'allegato.

Aggiorni il foglio.

Rispondi.

Poi torni alla pratica.

Dopo mezz'ora arriva un'altra email.

Queste interruzioni hanno un costo.

Un sistema centralizzato può ridurre il numero di volte in cui devi interrompere il lavoro per gestire la raccolta documentale.

Il problema delle email

L'email continuerà probabilmente a essere uno strumento fondamentale.

Non serve eliminarla.

Ma puoi evitare che sia il luogo in cui viene gestito tutto il processo.

L'email può diventare il mezzo con cui il cliente riceve la richiesta.

La gestione della richiesta avviene invece nel sistema dedicato.

Un esempio

Prima

Email:

"Buongiorno, mi servono documento, CU, ricevute e contratto."

Il cliente risponde.

Il professionista controlla.

Manca il contratto.

Invia un reminder.

Il cliente risponde dopo qualche giorno.

Il professionista controlla nuovamente.

Aggiorna il foglio.

Dopo

Richiesta:

4 documenti necessari

Il cliente carica:

3/4

Il sistema rileva:

1 documento mancante

Parte il reminder.

Il cliente completa.

La richiesta passa automaticamente a:

4/4 — Completa

Il professionista interviene soltanto se necessario.

L'automazione funziona meglio quando il processo è strutturato

Questo è il principio centrale.

Non puoi automatizzare efficacemente un processo che non è stato definito.

Prima devi stabilire:

Cosa chiediamo?

A chi?

Quando?

Entro quando?

Cosa consideriamo completo?

Quando inviamo un reminder?

Quando deve intervenire il professionista?

Una volta definite queste regole, l'automazione diventa molto più semplice.

Definire quando una richiesta è completa

Questa regola deve essere chiara.

Per esempio:

La richiesta è completa quando tutti i documenti obbligatori sono stati caricati.

Questo permette al sistema di distinguere automaticamente:

completo

da

incompleto.

Documenti obbligatori e facoltativi

Può essere utile distinguere tra:

Obbligatori

Documenti indispensabili per procedere.

Facoltativi

Documenti aggiuntivi che possono essere utili ma non bloccano la richiesta.

In questo modo il sistema può determinare correttamente quando una richiesta è effettivamente completa.

Automatizzare anche le scadenze

Le richieste possono avere una scadenza.

Per esempio:

Scadenza: 30 settembre

Il sistema può utilizzare questa informazione per determinare le priorità.

Per esempio:

10 giorni alla scadenza

3 giorni alla scadenza

Scaduta

Questo permette di intervenire prima che il problema diventi urgente.

Il valore dell'anticipazione

Il vero vantaggio non è ricevere il documento più velocemente.

È scoprire prima che il documento manca.

Questa differenza è enorme.

10 giorni prima:

Manca un documento.

Hai tempo per intervenire.

Il giorno della scadenza:

Manca un documento.

Il margine di intervento è molto più piccolo.

L'automazione permette di mantenere continuamente aggiornata la situazione.

Automatizzare anche l'archiviazione

La raccolta è soltanto una parte del processo.

Dopo aver ricevuto il documento, bisogna archiviarlo.

Idealmente il passaggio dovrebbe essere:

Cliente

↓

Raccolta

↓

Documento

↓

Archivio

Se il sistema di raccolta si integra con l'archivio dello studio, è possibile ridurre ulteriormente il lavoro manuale.

Remoneo e Google Drive

Nella fase attuale, Remoneo permette di inviare direttamente nel Google Drive del professionista i documenti caricati dai clienti.

Questo significa che puoi utilizzare Remoneo per organizzare la raccolta senza necessariamente modificare il tuo sistema di archiviazione.

Il flusso può quindi essere:

Remoneo

→ raccolta.

Google Drive

→ archiviazione.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

Non devi automatizzare tutto

Questo è un punto importante.

L'obiettivo non dovrebbe essere:

"Voglio eliminare completamente l'intervento umano."

L'obiettivo dovrebbe essere:

"Voglio che il mio intervento sia necessario soltanto quando porta valore."

Se un cliente ha completato correttamente la richiesta, non serve che qualcuno controlli manualmente ogni passaggio organizzativo.

Se invece c'è un problema, il professionista deve poter intervenire.

Automazione e controllo umano possono convivere

Un buon processo può essere:

Automazione

→ gestione delle attività ripetitive.

Professionista

→ gestione delle eccezioni.

È probabilmente uno dei modelli più efficaci per uno studio professionale.

Quanto tempo puoi risparmiare?

Dipende dal volume.

Puoi fare un calcolo semplice.

Prendi il numero medio di clienti coinvolti nelle richieste documentali.

Moltiplicalo per:

• tempo medio di gestione;
• numero medio di reminder;
• tempo medio per controllo.

Il risultato ti permette di stimare il costo del processo manuale.

Anche una riduzione di pochi minuti per cliente può diventare significativa su centinaia di clienti.

Un esempio concreto

Supponiamo:

150 clienti

2 reminder medi

3 minuti per reminder

Sono:

900 minuti

ovvero:

15 ore

Se l'automazione elimina gran parte di questo lavoro, il beneficio è immediatamente comprensibile.

E non abbiamo ancora considerato il tempo necessario per controllare le risposte.

L'automazione è particolarmente utile quando il lavoro è ricorrente

Più una richiesta si ripete, maggiore è il valore della standardizzazione.

Per esempio:

Ogni anno

→ dichiarazione.

Ogni trimestre

→ documentazione contabile.

Ogni mese

→ documenti ricorrenti.

In questi casi il processo può essere trasformato in un workflow.

Da attività a processo

Questa è forse la trasformazione più importante.

Senza automazione hai:

"Devo ricordarmi di chiedere i documenti."

Con un processo strutturato hai:

"La richiesta viene creata secondo una procedura definita."

La differenza è significativa.

Il lavoro non dipende più soltanto dalla memoria del singolo professionista.

Automatizzare riduce anche il rischio di dimenticanze

Le persone dimenticano.

È normale.

Un reminder programmato non dipende dal fatto che qualcuno si ricordi di inviarlo.

Questo non significa che l'automazione sia infallibile.

Significa che può eliminare una classe di errori molto comune:

dimenticare un'attività ripetitiva.

Un buon sistema dovrebbe rendere visibili le eccezioni

Se tutto procede normalmente, non dovresti necessariamente ricevere notifiche.

Se invece:

• il cliente non risponde;
• la richiesta è scaduta;
• manca un documento importante;
• la richiesta è bloccata;

il sistema dovrebbe permetterti di individuare rapidamente la situazione.

L'automazione funziona bene quando porta all'attenzione dell'uomo ciò che richiede davvero attenzione.

Non tutte le richieste devono essere automatizzate allo stesso modo

Una richiesta urgente può avere:

3 giorni

Una richiesta ordinaria:

15 giorni

Una richiesta ricorrente:

30 giorni

Le regole possono essere diverse.

Per questo è importante che il sistema permetta una certa flessibilità.

Come iniziare ad automatizzare

Non serve trasformare tutto lo studio in un giorno.

Puoi partire da una sola attività.

Per esempio:

Raccolta documenti per la dichiarazione.

Definisci:

1. documenti necessari;
2. scadenza;
3. reminder;
4. criterio di completamento;
5. archivio.

Poi misura il risultato.

Se funziona, estendi il processo ad altre attività.

Parti dalle attività che si ripetono di più

Per individuare cosa automatizzare per primo, guarda le attività che:

• si ripetono frequentemente;
• richiedono poco ragionamento;
• consumano tempo;
• generano interruzioni;
• possono essere standardizzate.

La raccolta documentale è spesso un ottimo candidato.

Una semplice matrice

Puoi classificare le attività così:

| Attività | Frequenza | Tempo | Automazione | |---|---|---|---| | Richiesta documenti | Alta | Medio | Alta | | Reminder | Alta | Basso | Alta | | Verifica documento | Media | Medio | Parziale | | Consulenza | Variabile | Alto | Bassa | | Decisione professionale | Variabile | Alto | Bassa |

In questo modo è più semplice capire dove concentrare gli sforzi.

Cosa non automatizzare

Alcune attività richiedono necessariamente il professionista.

Per esempio:

• valutazioni;
• decisioni;
• consulenza;
• gestione di situazioni particolari;
• comunicazioni delicate.

L'automazione dovrebbe liberare tempo per queste attività, non sostituirle.

Una buona automazione è quasi invisibile

Il cliente non dovrebbe necessariamente percepire tutta la tecnologia che c'è dietro.

Dal suo punto di vista dovrebbe semplicemente essere:

"Ho ricevuto la richiesta."

"So cosa devo inviare."

"Ho caricato i documenti."

"Mi mancava un documento."

"L'ho inviato."

Fine.

La complessità deve rimanere dietro le quinte.

Il software non deve diventare un altro problema

Se per automatizzare una procedura devi:

• configurare decine di regole;
• mantenere continuamente il sistema;
• controllare manualmente le automazioni;
• formare continuamente il personale;

potresti non aver risolto il problema.

L'automazione deve avere un bilancio positivo.

Tempo risparmiato > tempo necessario per gestirla.

Come capire se l'automazione sta funzionando

Misura alcuni indicatori:

Tempo dedicato alla raccolta

Numero di reminder manuali

Numero di email

Tempo medio per completare una richiesta

Numero di richieste scadute

Numero di interventi manuali

Confronta i dati prima e dopo.

In questo modo non devi affidarti soltanto alla sensazione.

Il risultato non è "zero email"

Questo è importante.

L'obiettivo non dovrebbe essere eliminare tutte le email.

Il risultato migliore è eliminare le email non necessarie.

Una comunicazione importante deve continuare a esserci.

Un reminder ripetitivo che può essere automatizzato, invece, può non richiedere l'intervento del professionista.

L'obiettivo è recuperare tempo

Alla fine, tutta questa tecnologia serve a una cosa:

recuperare tempo professionale.

Tempo che può essere utilizzato per:

• clienti;
• consulenza;
• analisi;
• attività a maggior valore;
• crescita dello studio.

La raccolta documentale è necessaria.

Ma non dovrebbe occupare una parte sproporzionata del lavoro.

Remoneo per automatizzare la raccolta documentale

Remoneo è stato progettato proprio per rendere più strutturata la raccolta dei documenti dai clienti.

Il professionista può creare una richiesta.

Può indicare i documenti necessari.

Il cliente può caricarli.

Lo studio può seguire lo stato della richiesta.

Le attività ripetitive legate alla raccolta possono essere gestite in modo più strutturato.

L'obiettivo è semplice:

meno tempo passato a rincorrere i documenti, più tempo dedicato al lavoro professionale.

Remoneo non vuole sostituire il tuo studio

L'obiettivo non è automatizzare il rapporto con il cliente.

Il rapporto rimane umano.

Remoneo interviene soprattutto sulla parte operativa e ripetitiva della raccolta documentale.

Puoi continuare a utilizzare gli strumenti che già fanno parte del tuo workflow.

I documenti arrivano nel tuo Google Drive

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Questo permette di separare:

raccolta

da

archiviazione.

Remoneo gestisce la prima.

Google Drive continua a gestire la seconda.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

Da dove iniziare?

Se oggi raccogli i documenti principalmente via email, prova a individuare una sola procedura ricorrente.

Per esempio:

Richiesta documenti per una pratica.

Definisci:

• cosa serve;
• entro quando;
• quando inviare il reminder;
• cosa significa "completa";
• dove archiviare i documenti.

Poi automatizza quella procedura.

Non serve fare tutto contemporaneamente.

La regola più importante

Prima di automatizzare chiediti:

Questa attività richiede davvero una decisione umana?

Se la risposta è no, probabilmente è una buona candidata per l'automazione.

Se la risposta è sì, probabilmente deve rimanere sotto il controllo del professionista.

Questa distinzione permette di costruire sistemi più semplici e più efficaci.

Conclusione

Automatizzare la raccolta dei documenti dai clienti non significa semplicemente inviare email automatiche.

Significa trasformare una serie di attività ripetitive in un processo strutturato.

Richiesta

↓

Raccolta

↓

Aggiornamento dello stato

↓

Reminder

↓

Completamento

↓

Archiviazione

Il professionista continua a controllare ciò che conta.

Il sistema si occupa invece della parte ripetitiva.

Ed è proprio qui che si trova il valore dell'automazione.

Non nel fare tutto senza persone.

Ma nel fare in modo che le persone intervengano solo quando serve.

Vuoi ridurre il tempo dedicato alla raccolta documentale?

Remoneo aiuta professionisti e studi a organizzare la raccolta dei documenti dai clienti in modo più strutturato.

Puoi creare richieste documentali, indicare ciò che serve, seguire l'avanzamento e ridurre le attività manuali legate alla gestione delle richieste.

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel tuo Google Drive.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

Scopri Remoneo e prova a trasformare la raccolta documentale da attività manuale a processo organizzato.

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