Software per commercialisti per raccogliere i documenti dai clienti

Software per commercialisti per raccogliere i documenti dai clienti

La raccolta dei documenti dai clienti è una delle attività che più facilmente finisce per occupare tempo prezioso in uno studio commercialista.

Le richieste partono dalle email, i clienti inviano documenti in momenti diversi, alcuni file mancano, altri devono essere sostituiti e, nel frattempo, lo studio deve ricordarsi chi ha ancora qualcosa da inviare.

Quando i clienti sono pochi, tutto questo può essere gestito manualmente.

Quando le richieste diventano numerose, invece, può essere utile utilizzare un software per commercialisti progettato specificamente per la raccolta dei documenti.

Non si tratta semplicemente di trovare un posto dove far caricare i file.

Si tratta di organizzare l'intero processo.

Perché utilizzare un software per la raccolta dei documenti?

Il problema principale non è ricevere un allegato.

Il problema è gestire tutto ciò che succede prima e dopo.

Per ogni cliente il commercialista deve poter sapere:

• quali documenti sono stati richiesti;
• quali documenti sono stati ricevuti;
• quali documenti mancano;
• entro quando devono essere inviati;
• se la richiesta è completa;
• se il cliente deve essere sollecitato.

Con email e cartelle tradizionali, queste informazioni possono essere distribuite in più strumenti.

Un software dedicato può invece riunire la gestione della richiesta in un unico processo.

Il problema delle richieste via email

L'email è uno strumento indispensabile per uno studio professionale.

Ma non è stata progettata per gestire una lunga serie di richieste documentali strutturate.

Una richiesta può iniziare con una semplice email:

"Ti chiediamo di inviarci la documentazione necessaria."

Il cliente risponde con alcuni allegati.

Dopo qualche giorno lo studio si accorge che manca qualcosa.

Parte una seconda email.

Il cliente risponde.

Arriva un altro documento.

E il processo continua.

Con decine o centinaia di clienti, diventa difficile mantenere una visione d'insieme.

Il software dovrebbe trasformare l'email in una richiesta strutturata

Una soluzione specifica per la raccolta documenti dovrebbe partire da una richiesta chiara.

Per esempio:

Documenti richiesti

• Documento di identità
• Codice fiscale
• Certificazione Unica
• Documentazione relativa agli immobili
• Ricevute

Il cliente non deve quindi interpretare una lunga email per capire cosa deve fare.

Vede direttamente l'elenco dei documenti richiesti.

Il cliente dovrebbe sapere cosa manca

Supponiamo che siano stati richiesti 8 documenti.

Il cliente ne carica 7.

Il software dovrebbe permettere di capire immediatamente che la richiesta non è ancora completa.

Per esempio:

7 di 8 documenti ricevuti

Documento mancante: Certificazione Unica

Questa informazione è utile sia al cliente sia al commercialista.

Il cliente sa cosa deve ancora fare.

Lo studio sa esattamente cosa manca.

Per approfondire questo problema puoi leggere come gestire i documenti mancanti dei clienti senza perdere tempo.

Non tutti i clienti devono ricevere la stessa richiesta

Uno studio commercialista gestisce clienti con esigenze differenti.

La documentazione necessaria può cambiare in base:

• al tipo di cliente;
• alla pratica;
• all'adempimento;
• al periodo;
• alla situazione specifica.

Per questo un software dovrebbe permettere di creare richieste personalizzabili.

La standardizzazione deve aiutare il professionista, non costringerlo a utilizzare sempre la stessa lista.

Le richieste ricorrenti possono essere standardizzate

Alcune richieste vengono ripetute periodicamente.

Per esempio:

• documentazione annuale;
• documentazione mensile;
• documentazione trimestrale;
• documentazione necessaria per una pratica ricorrente.

In questi casi poter partire da una richiesta già strutturata può ridurre notevolmente il lavoro.

Il professionista può utilizzare una procedura standard e modificarla quando necessario.

Un software dovrebbe aiutare anche con le scadenze

La raccolta documentale spesso è legata a una scadenza.

Se i documenti devono essere disponibili entro una determinata data, il software dovrebbe permettere di associare la richiesta a una scadenza.

In questo modo diventa più semplice distinguere tra:

richieste appena inviate

richieste in corso

richieste prossime alla scadenza

richieste scadute

La scadenza non è quindi soltanto un'informazione per il cliente.

È uno strumento di organizzazione per lo studio.

Il vero vantaggio: ridurre i solleciti

Una delle attività più ripetitive per un commercialista è ricordare ai clienti di inviare ciò che manca.

Il problema non è scrivere un sollecito.

Il problema è ricordarsi di farlo per tutti i clienti che ne hanno bisogno.

Un sistema strutturato può aiutare a rendere questo processo più ordinato.

Per esempio:

Richiesta inviata

↓

Documenti mancanti

↓

Scadenza vicina

↓

Reminder

↓

Nuovo controllo

Per approfondire il tema puoi leggere come automatizzare i solleciti ai clienti per i documenti mancanti.

Non tutti i clienti hanno bisogno di essere sollecitati

Anche questo è importante.

Un cliente che ha già completato la richiesta non dovrebbe ricevere un altro messaggio.

Il software dovrebbe quindi considerare lo stato della richiesta.

Per esempio:

8/8 documenti

→ richiesta completata.

7/8 documenti

→ richiesta ancora aperta.

0/8 documenti

→ richiesta non ancora iniziata.

Questa distinzione permette di concentrare l'attenzione sulle situazioni che richiedono realmente un intervento.

Una dashboard può sostituire molti controlli manuali

Quando le richieste sono numerose, è utile avere una visione generale.

Per esempio:

Richieste documentali

Completate: 82

In corso: 31

In scadenza: 9

Scadute: 4

Il valore non sta nei numeri in sé.

Sta nella possibilità di capire rapidamente dove intervenire.

Invece di controllare manualmente ogni cliente, il professionista può concentrarsi sulle richieste incomplete o problematiche.

Il software dovrebbe inserirsi nel workflow dello studio

Adottare un nuovo strumento non dovrebbe significare ricostruire da zero l'organizzazione dello studio.

Prima di scegliere un software per la raccolta documenti è quindi importante chiedersi:

Come si integra con il modo in cui lavoro già?

Se lo studio utilizza già Google Drive per archiviare i documenti, per esempio, sarebbe utile poter continuare a utilizzare quel sistema.

La raccolta e l'archiviazione possono essere due fasi differenti dello stesso processo.

Raccolta e archiviazione non sono la stessa cosa

Un software per la raccolta documenti dovrebbe aiutare a risolvere una domanda:

"Come faccio a ottenere dai miei clienti tutta la documentazione necessaria?"

Il sistema di archiviazione risponde invece a un'altra domanda:

"Dove conservo e organizzo i documenti che ho ricevuto?"

Non è necessario che siano la stessa cosa.

Per approfondire l'organizzazione dei documenti puoi leggere come organizzare i documenti dei clienti in Google Drive.

Il cliente non dovrebbe aver bisogno di assistenza

Un buon software non deve essere semplice soltanto per il commercialista.

Deve esserlo anche per il cliente.

Il percorso ideale dovrebbe essere molto diretto:

Ricevo la richiesta

↓

Vedo cosa devo fornire

↓

Carico i documenti

↓

Controllo cosa manca

↓

Completo la richiesta

Più il processo è intuitivo, meno lo studio dovrà rispondere a domande come:

"Dove devo caricare il documento?"

"Quale documento vi manca?"

"Come faccio a sapere se l'avete ricevuto?"

Un software non deve complicare il lavoro

Quando si valuta un nuovo strumento, è facile lasciarsi attirare dal numero di funzioni.

Ma per uno studio professionale la domanda più importante è un'altra:

Quante attività manuali mi permette realmente di eliminare?

Un software è utile se riduce il lavoro.

Non se aggiunge un'altra piattaforma da controllare ogni giorno.

Quali funzioni valutare?

Prima di scegliere un software per la raccolta documenti, conviene verificare almeno questi aspetti.

Richieste personalizzabili

È possibile indicare esattamente quali documenti servono?

Stato della raccolta

È possibile sapere rapidamente cosa è stato ricevuto?

Documenti mancanti

Il sistema mostra cosa manca?

Scadenze

È possibile associare una scadenza alla richiesta?

Reminder

Il sistema aiuta a gestire i solleciti?

Richieste ricorrenti

È possibile utilizzare modelli o procedure standard?

Esperienza del cliente

Il caricamento è semplice anche per chi non è particolarmente esperto di tecnologia?

Archiviazione

I documenti possono essere trasferiti nel sistema che lo studio utilizza già?

Sicurezza

Il sistema offre misure adeguate alla natura dei documenti trattati?

Software generico o soluzione specializzata?

Non tutti gli strumenti digitali sono equivalenti.

Puoi utilizzare:

• email;
• servizi di condivisione file;
• cartelle cloud;
• portali clienti;
• software gestionali;
• software specifici per la raccolta documentale.

La scelta dipende dal problema che vuoi risolvere.

Se il problema è semplicemente condividere un file, può essere sufficiente un servizio di archiviazione.

Se il problema è gestire una richiesta documentale completa, una soluzione specializzata può avere più senso.

Puoi approfondire questa differenza nell'articolo portale clienti o sistema per la raccolta documenti: quale scegliere.

Quando ha senso utilizzare un software dedicato?

Un software specifico può diventare particolarmente utile quando:

• il numero di clienti aumenta;
• le richieste documentali sono frequenti;
• i documenti arrivano attraverso canali diversi;
• i solleciti occupano molto tempo;
• è difficile sapere cosa manca;
• lo studio utilizza fogli di calcolo per tenere traccia delle richieste;
• più persone devono collaborare alla raccolta;
• le scadenze sono numerose.

Non è quindi una questione di dimensione dello studio.

Anche uno studio piccolo può trarre vantaggio dalla standardizzazione di un'attività ripetitiva.

Un semplice calcolo può aiutare

Supponiamo che uno studio debba gestire 200 richieste documentali.

Se ogni richiesta richiede mediamente:

• 2 minuti per essere controllata;
• 2 minuti per gestire eventuali documenti mancanti;
• 2 minuti per un sollecito;

si arriva a:

6 minuti per richiesta.

Per 200 richieste sono:

1.200 minuti

cioè:

20 ore di lavoro.

Naturalmente ogni studio ha tempi e processi diversi.

Ma il calcolo permette di capire una cosa:

anche pochi minuti per cliente possono trasformarsi in molte ore quando il numero di richieste aumenta.

Il software deve far risparmiare tempo, non soltanto digitalizzare il processo

Digitalizzare una procedura manuale non significa automaticamente migliorarla.

Se prima controllavi una lista Excel e oggi devi controllare una dashboard ogni giorno, il problema potrebbe non essere stato realmente risolto.

Il vero obiettivo dovrebbe essere ridurre il numero di attività che richiedono un intervento umano.

Per esempio:

prima

Controllare tutte le richieste.

dopo

Intervenire solo sulle richieste che richiedono attenzione.

Questa è una differenza molto più importante del semplice passaggio dalla carta al digitale.

Remoneo per i commercialisti

Remoneo è progettato per aiutare commercialisti e studi professionali a gestire la raccolta dei documenti dai propri clienti.

Il professionista può creare una richiesta indicando i documenti necessari.

Il cliente riceve la richiesta e carica la documentazione.

Lo studio può seguire lo stato della raccolta e individuare ciò che manca.

L'obiettivo è trasformare la raccolta documenti da una successione di email e controlli manuali in un processo più strutturato.

Come funziona il flusso

Il processo può essere sintetizzato così:

1. Crei la richiesta

Indichi al cliente quali documenti deve fornire.

2. Il cliente riceve la richiesta

Non deve cercare tra vecchie email per capire cosa deve inviare.

3. Carica i documenti

Ogni documento viene associato alla richiesta.

4. Controlli lo stato

Puoi vedere quali documenti sono arrivati e quali mancano.

5. Gestisci le richieste incomplete

Il cliente può completare ciò che manca.

6. I documenti vengono archiviati

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

Non devi cambiare necessariamente il tuo archivio

Questo è un aspetto importante.

Se lo studio utilizza già Google Drive, non è necessario sostituirlo per utilizzare Remoneo.

Remoneo può occuparsi della fase di raccolta.

Google Drive continua a occuparsi dell'archiviazione.

Il workflow diventa quindi:

Cliente

↓

Remoneo

↓

Raccolta documenti

↓

Google Drive

In questo modo ogni strumento può svolgere la funzione per cui è più adatto.

Il vantaggio per lo studio

Il valore di un software di raccolta documenti non consiste soltanto nel ricevere file.

Consiste soprattutto nel ridurre le attività necessarie per ottenerli.

Meno:

• email;
• controlli;
• richieste ripetute;
• solleciti;
• ricerca di allegati;
• aggiornamenti manuali.

E più:

• visibilità;
• ordine;
• controllo;
• automazione;
• tempo disponibile per il lavoro professionale.

Quando valutare un software per la raccolta documenti

Se nello studio ti capita frequentemente di pensare:

"Devo ricordarmi di chiedere quel documento."

oppure:

"Quali clienti non mi hanno ancora mandato la documentazione?"

oppure:

"Cosa manca a questo cliente?"

oppure:

"A chi devo mandare il sollecito?"

probabilmente il problema non è più soltanto organizzativo.

È un problema di processo.

Ed è proprio in questo momento che può avere senso valutare un software specificamente progettato per la raccolta documentale.

Conclusione

Un software per commercialisti dedicato alla raccolta dei documenti dovrebbe fare molto più che permettere ai clienti di caricare dei file.

Dovrebbe aiutare lo studio a gestire l'intero percorso:

richiesta → caricamento → controllo → documenti mancanti → reminder → completamento → archiviazione

La scelta dello strumento dipende naturalmente dalle esigenze dello studio.

Ma quando le richieste diventano numerose e i solleciti iniziano a occupare una parte significativa della giornata, strutturare il processo può fare una grande differenza.

L'obiettivo non è semplicemente digitalizzare la raccolta.

È ridurre il lavoro necessario per ottenere dai clienti ciò che serve allo studio.

Vuoi semplificare la raccolta dei documenti dei tuoi clienti?

Remoneo è pensato per commercialisti e studi professionali che vogliono ridurre il lavoro manuale legato alla raccolta della documentazione.

Puoi creare richieste, indicare i documenti necessari, raccogliere i file e seguire lo stato delle richieste.

Nella fase attuale, i documenti caricati dai clienti vengono inviati direttamente nel Google Drive del professionista.

Successivamente saranno disponibili anche Dropbox e altri sistemi di archiviazione.

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